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Facilities, no contexto empresarial, refere-se à gestão de instalações e serviços que garantem o funcionamento eficiente de um ambiente organizacional. Podemos dizer que essa é a área responsável pelo funcionamento dos bastidores de toda organização, desempenhando um papel estratégico, multifacetado e crítico, além de integrar-se a várias disciplinas, como recursos humanos, operações e sustentabilidade.
Uma gestão proativa não apenas resolve problemas imediatos, mas antecipa e planeja para as necessidades futuras, promovendo a adaptabilidade e resiliência das organizações em um ambiente empresarial dinâmico.
Neste conteúdo, exploraremos os principais fundamentos, pilares e benefícios dessa área que conquista cada vez mais importância nas empresas.
No dicionário e no sentido literal, a primeira definição para palavra facility é “facilidade”, “habilidade” e “destreza”. Porém, esse termo pode descrever também algo criado para atendimento de determinados propósitos ou, até mesmo, meios ou recursos que facilitem processos.
Já segundo a ISO (International Organization for Standardization), a palavra facilities pode ser definida como funções organizacionais que integram processos, pessoas e lugares com propósito de otimizar a produtividade e a qualidade de vida das pessoas em organizações.
Unindo esses elementos e trazendo para um contexto geral, o termo “facilities” refere-se às instalações e aos serviços que dão suporte ao funcionamento de uma organização, um edifício ou uma operação.
A gestão de facilities, por sua vez, é uma disciplina que visa otimizar a funcionalidade do ambiente construído, integrando pessoas, processos, lugares e tecnologia.
O conceito em si tem suas raízes na gestão de instalações industriais e fábricas durante a Revolução Industrial, já que necessidades de manutenção e gestão de edifícios e equipamentos tornaram-se mais complexas.
O termo “facilities management”, por sua vez, começou a ser mais formalmente utilizado nas décadas de 1960 e 1970, à medida que as organizações perceberam a importância de uma abordagem mais holística para a gestão de seus espaços e recursos.
No entanto, à medida que as organizações foram crescendo e tornando-se mais complexas, houve uma mudança em direção à integração de serviços. Em vez de lidar com diferentes fornecedores para funções específicas, as empresas começaram a adotar modelos mais abrangentes, unindo várias facetas das operações em um único contrato.
Com o avanço da tecnologia, o gerenciamento de facilities passou a incorporar soluções inovadoras, como sistemas de automação predial, monitoramento remoto, sensores inteligentes e softwares de gerenciamento de ativos. Isso possibilitou uma gestão mais eficiente e proativa.
Ainda, nas últimas décadas, a sustentabilidade tornou-se uma preocupação crucial. As práticas de facilities management evoluíram para incluir estratégias para redução de impacto ambiental, eficiência energética e certificações relacionadas à sustentabilidade.
Atualmente, a abordagem é ainda mais estratégica. A gestão de facilities não é vista apenas como uma função operacional; ela também é entendida como uma parte vital para os negócios. As organizações reconhecem a importância de um ambiente de trabalho eficiente e bem mantido para o desempenho geral e a satisfação dos funcionários.
Tanto que uma tendência emergente é a ênfase na experiência do usuário. As organizações buscam criar ambientes que não apenas atendam às necessidades operacionais, mas também melhorem a experiência e o bem-estar dos ocupantes.
A gestão de facilities, também comumente conhecida como gestão de facilidades, corresponde ao gerenciamento de funções em diferentes atividades essenciais ao funcionamento e à conservação de espaços, seja em um hospital, em uma indústria, um condomínio, um comércio ou uma escola.
Esse trabalho garantirá um ambiente mais produtivo, seguro e saudável para todos na organização, além de outros benefícios.
Apesar de considerada uma atividade-meio, que não está diretamente relacionada ao core business, seu papel está, sim, em otimizar as atividades-fim, dando todo suporte e pavimentando a infraestrutura necessária para a empresa operar.
Facilities está em tudo e presente nas mais diferentes organizações, sejam elas com fins comerciais, em ambientes corporativos ou mesmo residenciais, sofisticadas ou não, tanto de pequeno como de grande porte.
Questões como café servido na hora exata, pão fresquinho, limpeza e polimento nos móveis, rega e cuidado do jardim com as plantas ornamentais, controle de compra de material, manutenção do ar-condicionado, tinta das impressoras, funcionamento de elevadores, até mesmo com a sincronia dos serviços da logística, tudo pode ser atribuído a um profissional de facilities.
Isso demonstra a grande abrangência da área em organizar funções internas de instituições. Sendo uma atividade muito dinâmica, centrada em otimizar serviços que promovam o fluxo, a eficácia e a agilidade nas empresas.
Desta forma, o profissional que está à frente dessa área deve estar preparado para gerir todas essas atividades, verificar e manter a produtividade e eficiência de toda essa estrutura, que envolve muitas vezes diversas equipes e também fornecedores e terceiros.
Para manter todas essas engrenagens funcionando é preciso, além de experiência, muita proatividade.
Como dito, a gestão de facilities desempenha um papel crucial no suporte às operações de uma organização, garantindo que seus ambientes físicos, tecnológicos e serviços estejam alinhados com os objetivos estratégicos.
A importância dessa disciplina transcende a simples manutenção de edifícios e infraestrutura, abrangendo uma abordagem mais holística que influencia diretamente a eficiência operacional, a experiência do usuário e a sustentabilidade organizacional.
Ao garantir que as instalações estejam bem mantidas, a gestão de facilities contribui para a segurança e o bem-estar dos ocupantes. Ambientes de trabalho seguros e bem conservados não apenas melhoram a produtividade, mas também promovem a satisfação dos funcionários, influenciando positivamente a cultura organizacional.
Além disso, a eficiência operacional é aprimorada por meio de práticas de gestão de facilities. A implementação de tecnologias avançadas, como sistemas de automação predial e monitoramento remoto, permite a resposta mais rápida a problemas e a manutenção proativa, reduzindo o tempo de inatividade e otimizando os recursos.
Quando falamos de sustentabilidade, estratégias voltadas para a eficiência energética, a gestão de resíduos e as práticas ambientalmente conscientes contribuem para a redução do impacto ambiental e para a conformidade com regulamentações e normas ambientais, promovendo uma imagem corporativa responsável.
No contexto da experiência do usuário, a gestão de facilities vai além da funcionalidade física dos espaços. Ela abrange aspectos como conforto, layout eficiente e serviços que melhoram a qualidade de vida no local de trabalho. Essa abordagem centrada no usuário influencia diretamente a satisfação dos clientes, parceiros e funcionários, contribuindo para a reputação positiva da organização.
Por todos esses pontos, a implementação eficaz da gestão de facilities nas organizações requer uma abordagem integrada. Isso envolve a colaboração entre diferentes departamentos, incluindo operações, recursos humanos e TI, para garantir que as instalações e os serviços se alinhem às metas estratégicas da empresa. Além disso, a utilização de tecnologias de monitoramento e relatórios, aliada a práticas de manutenção preventiva, é fundamental para garantir a eficiência e a sustentabilidade a longo prazo.
A gestão de facilities está intrinsecamente relacionada à gestão de serviços de limpeza, que é, por diversas razões, uma das atividades fundamentais no âmbito das facilities.
Em primeiro lugar está o fato de ser vital para a saúde e o bem-estar dos ocupantes, já que a remoção de germes e alérgenos contribui para a prevenção de doenças. Além disso, ambientes limpos têm impacto positivo na produtividade e satisfação dos funcionários, criando um local de trabalho mais agradável.
A imagem corporativa também é diretamente influenciada pela limpeza, sendo instalações bem mantidas um reflexo positivo da empresa. A conformidade com normas e regulamentações de higiene é outra razão pela qual a limpeza é crucial, especialmente em setores regulamentados. No contexto mais amplo, a limpeza contribui para criar um ambiente de trabalho positivo, promovendo o orgulho dos funcionários e a identificação com a empresa.
Ainda, a preservação de ativos físicos, a segurança no ambiente de trabalho e a prevenção de danos são benefícios adicionais da manutenção regular da limpeza.
Vale ressaltar que a eficácia da gestão de serviços de limpeza na gestão de facilities depende da integração dessas atividades com outros aspectos da gestão de facilities, como manutenção preventiva, segurança e gestão de espaços.
A área de gestão de facilities oferece diversas oportunidades de carreira, abrangendo uma ampla gama de funções e responsabilidades. Algumas opções de carreira incluem:
Em um cenário empresarial dinâmico e complexo, a gestão de facilities emerge como um elemento crucial para o funcionamento eficiente de organizações. Independentemente do cargo ocupado, a necessidade de estar bem preparado para atuar em facilities é imperativa.
As demandas dessa área transcendem simplesmente a manutenção física de instalações; elas envolvem uma compreensão abrangente dos diversos componentes que sustentam o ambiente organizacional.
Isso porque a complexidade dessas responsabilidades exige conhecimentos multidisciplinares, desde aspectos técnicos até habilidades de liderança e gerenciamento de projetos.
Independentemente do cargo, seja um gerente de facilities, um especialista em sustentabilidade, ou mesmo um técnico de manutenção, a preparação adequada se torna a chave para enfrentar os desafios dinâmicos e as demandas em constante evolução nesse campo.
A capacidade de antecipar e resolver questões, adotar práticas inovadoras e manter-se atualizado com as últimas tendências tecnológicas são diferenciais que destacam a importância de estar bem preparado para atuar em facilities, independentemente do papel desempenhado na organização.
A combinação de educação formal, certificações relevantes e experiência prática desempenha um papel crucial no avanço das carreiras em facilities.
As qualificações necessárias podem variar dependendo da posição específica, mas muitos profissionais em facilities possuem formação em áreas como Engenharia, Arquitetura, Gestão de Negócios, ou áreas relacionadas.
Certificações específicas também são valiosas, como Certified Facility Manager (CFM), Leadership in Energy and Environmental Design (LEED), Certified Sustainable Facility Professional (SFP), entre outras.
Cursos adicionais em gerenciamento de projetos, automação predial, segurança ocupacional e sustentabilidade podem fornecer habilidades específicas e conhecimentos práticos necessários para avançar na carreira em facilities.
A equipe de facilities é responsável por gerenciar instalações físicas, desde espaços de trabalho até serviços essenciais. Sua importância transcende a manutenção física, contribuindo diretamente para a produtividade dos colaboradores, a imagem corporativa e a eficiência global da empresa.
A equipe de facilities é geralmente composta de profissionais especializados em várias áreas. A colaboração entre esses profissionais é essencial para alcançar os objetivos globais de gestão de facilities.
Em conjunto, essa equipe trabalha sob a supervisão do gerente ou supervisor de facilities que atua na coordenação das atividades relacionadas ao ambiente físico de uma organização. Suas responsabilidades incluem coordenação de equipes, planejamento operacional, gestão de orçamento, interação com fornecedores e prestadores de serviços, além de implementação de políticas e normas.
Contratar serviços de facilities externos é uma prática que oferece benefícios substanciais para organizações, mas também requer atenção a considerações importantes.
Uma das principais vantagens é a especialização e experiência que empresas do setor trazem para a gestão de instalações. Profissionais nesses serviços têm conhecimento aprofundado em áreas como manutenção, limpeza e sustentabilidade, proporcionando às organizações acesso a melhores práticas e soluções inovadoras.
A redução de custos operacionais é outro ponto positivo, especialmente quando as empresas de facilities conseguem implementar economias de escala e níveis de eficiência que podem ser desafiadores internamente. Além disso, terceirizar serviços permite que as organizações foquem mais suas atividades principais, melhorando a eficiência geral e delegando a gestão de instalações a especialistas.
A flexibilidade e escalabilidade oferecidas por empresas de facilities são fundamentais para lidar com mudanças nas necessidades da organização. A capacidade de adaptação rápida é valiosa em períodos de expansão ou contração. Além disso, o acesso a tecnologias avançadas, como sistemas de automação predial, proporciona uma vantagem competitiva sem a necessidade de investimentos significativos em recursos internos.
No entanto, é crucial considerar fatores importantes ao optar por terceirizar. O alinhamento cultural entre a organização contratante e o provedor de serviços é essencial para garantir que os serviços estejam consoantes às expectativas e aos valores da empresa. O estabelecimento de um sistema eficaz de supervisão e comunicação é fundamental para manter o controle e a transparência nas operações.
A segurança e conformidade com normas específicas do setor devem ser priorizadas, especialmente em setores sensíveis. Contratos detalhados e SLAs claros são necessários para evitar mal-entendidos e estabelecer expectativas transparentes. Há também o risco de dependência excessiva de terceiros, o que deve ser gerenciado para evitar vulnerabilidades em crises.
Encontrar o equilíbrio certo entre custo e qualidade é um desafio constante. Optar por serviços mais acessíveis pode comprometer a qualidade, enquanto escolher opções premium pode aumentar os custos. Portanto, uma avaliação cuidadosa é essencial para determinar a adequação da terceirização de facilities às metas e à realidade específica da organização.
É importante atentar-se a alguns critérios importantes na hora de fazer a contratação de uma empresa de soluções de facilidades. Detalhamos alguns cuidados essenciais para evitar riscos e problemas na execução de atividades no dia a dia da contratante. Confira nossas dicas:
Esse é um fator essencial para garantir sucesso na hora de escolher a empresa correta para o gerenciamento de facilities.
O objetivo é colher o máximo de informações possíveis, discutir as questões e obter dados sobre temas importantes para o desenvolvimento de um bom trabalho. Isso inclui aspectos legais, operacionais, forma de trabalhar, entre outros pontos. Desta forma, será possível comparar as empresas e até tirar dúvidas.
Não hesite em voltar ao contato com a primeira empresa a se apresentar caso nas reuniões subsequentes surjam novas perguntas que anteriormente não foram feitas.
Solicite também a razão social do cliente, há quanto tempo os prestadores trabalham no local e os até os contatos do responsável pela administração do contrato. Por fim, faça pesquisas nos sites e blogs das empresas, pois essas são fontes adicionais para a coleta de informações.
Alinhar as expectativas e estar na mesma página são pontos primordiais para a prestadora estar ciente de todas as atividades, do escopo que deverá ser entregue e do padrão de qualidade esperado.
Deixe claro quais itens você deseja que esteja na proposta comercial, inclusive assim você poderá comparar os orçamentos de maneira justa.
Ao longo deste texto, contextualizamos profundamente o papel da área de facilities. Mas e o que é utilities? Para conseguirmos avançar, vale uma breve introdução.
Utilities se refere aos serviços básicos necessários para o funcionamento de uma instalação. Esses serviços incluem eletricidade, água, gás, aquecimento, ventilação e ar-condicionado (HVAC), telecomunicações, entre outros. Eles são essenciais para criar e manter um ambiente operacional funcional e seguro.
Embora distintos, facilities e utilities estão interligados em uma relação simbiótica. A gestão eficaz de instalações não pode ser separada da gestão de serviços básicos, e ambas são cruciais para criar ambientes operacionais eficientes, sustentáveis e seguros.
A gestão integrada de facilities e utilities é essencial para garantir a continuidade operacional. Isso envolve planejar e implementar sistemas de backup para lidar com interrupções em serviços essenciais, como eletricidade e água.
É fato que o conceito de facilities evoluiu de uma abordagem mais operacional para uma função estratégica e integrada, refletindo as mudanças nas necessidades das organizações e as inovações tecnológicas ao longo do tempo.
A gestão de facilities sempre desempenhou um papel fundamental e seguirá protagonizando a criação de ambientes eficientes, sustentáveis e adaptáveis para as organizações modernas.
Tecnologias Avançadas como IoT, IA e automação serão amplamente adotadas para otimizar operações e monitorar instalações. Sustentabilidade ganhará destaque na gestão de facilities, com foco em eficiência energética e certificações ambientais.
A Experiência do Usuário será priorizada, integrando conforto, segurança e inovação. Resiliência Operacional será central diante de eventos extremos, e a Integração Multidisciplinar se fortalecerá, unindo tecnologia, segurança e design de espaços. Essas tendências moldarão o futuro da gestão de facilities.
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